Quel logiciel choisir pour une agence d’aide à domicile (SAAD) ?

Un jour ou l’autre, beaucoup de dirigeants d’agence se posent la même question : « Est-ce que je dois changer de logiciel ? »

La vraie question est souvent ailleurs. Qu’est-ce qui est devenu chronophage dans mon agence ? Et mon logiciel actuel peut-il le régler ?

La réponse change tout. Soit vous changez d’outil : gros chantier, gros risque. Soit vous ajoutez ce qui manque à celui que vous avez. Ce guide vous donne la grille pour trancher.

Que doit couvrir un logiciel SAAD aujourd’hui ?

Sept briques. Faites-les toutes montrer en démonstration, sur vos cas réels.

1. Le planning multi-intervenants : tournées, contraintes des bénéficiaires et des intervenantes, absences, congés, trajets.
2. La télégestion : le pointage des interventions sur le mobile de l’intervenante. Le cahier des charges des services autonomie à domicile demande de tenir à jour l’historique des interventions, « notamment en ayant recours à un logiciel de télégestion » (point 4.1.2).
3. La facturation APA, PCH et particuliers : génération, envoi au département, suivi des règlements, relances.
4. La traçabilité pour l’évaluation HAS : historique des interventions et des réclamations, événements indésirables suivis jusqu’à leur traitement.
5. Les remplacements : trouver une remplaçante quand une intervenante est absente, prévenir le bénéficiaire.
6. Le lien avec les familles : portail ou application, informations sur les interventions.
7. Les RH et la paie : contrats, bulletins, modulation, formation.

Deux exigences de fond s’ajoutent.

L’hébergement. Si un prestataire héberge pour vous les données de santé recueillies lors de l’accompagnement, il doit être certifié HDS (article L1111‑8 du Code de la santé publique). Demandez le certificat de l’hébergeur.

L’ouverture. Une API documentée, ou au moins un export propre. Sans elle, rien ne se branche dessus.

Quels sont les principaux logiciels du marché ?

Voici ce que j’en sais, et d’où je le sais. Les chiffres de clients viennent des éditeurs eux-mêmes. Les zones d’ombre viennent des structures que j’ai rencontrées, au 27/09/2026. Ce sont des repères de départ, à vérifier en démonstration.

Ximi, édité par Xelya

Selon son éditeur : plus de 1 200 structures équipées. Planning, télégestion, facturation et comptabilité, RH et paie, relation client, statistiques. Une application pour les familles, Ximi Family. La conformité Chorus Pro pour la facturation. Et Plizi, qui recherche les intervenants disponibles quand une absence tombe ; les coordinateurs valident.

Ximi est référencé Ségur pour les dossiers usagers informatisés depuis juillet 2023, selon l’Agence du numérique en santé.

C’est le logiciel que je croise le plus : 13 des 29 structures que j’ai rencontrées. Trois limites y reviennent, chacune citée par 4 structures sur 13 : des informations ressaisies à la main, un téléphone qui reste à côté de l’outil, un accès à l’API qui passe par l’éditeur ou le franchiseur. Voir la page Ximi.

Ogust, de la suite Arcad 360 d’Arche MC2

Selon l’éditeur : plus de 1 400 clients. Un outil tout-en-un : planification des interventions, facturation, gestion des clients et des équipes. Une API que l’éditeur dit ouverte. La télégestion est un module à part, Arche Mobile.

J’ai rencontré 3 structures sous Ogust, plus une en migration. Chaque douleur n’y a été citée qu’une fois : des régularisations APA et PCH qui passent inaperçues, une information dispersée, des remplacements à faire vite. Ce sont des signaux, pas des statistiques. Voir la page Ogust.

Apologic, ou Apoweb

Mes interlocuteurs emploient les deux noms pour le même outil. L’éditeur, Arche MC2, nous a confirmé qu’Apoweb fait partie de ses logiciels. Je n’ai pas trouvé de page de l’éditeur qui le présente.

J’ai rencontré 6 structures sous un logiciel du groupe Arche MC2 autre qu’Ogust. 4 sur 6 gardent des échanges hors du logiciel. 4 sur 6 parlent d’un accès technique difficile à obtenir. Et le planning n’est pas accessible par l’API, d’après l’éditeur. Voir la page Apologic.

Arche MC2 et Medisys

Arche MC2 est né en 2021 du rapprochement de Medisys et de Cityzen, selon son site. Le groupe annonce plus de 5 000 clients privés, publics et associatifs, tous secteurs confondus. Sa suite Arcad 360 couvre la santé et le service à domicile. Solis, une autre de ses solutions, sert à la gestion sociale des départements.

Je n’ai rencontré aucune structure sous Medisys. Je n’en dis donc rien de plus. Voir la page Arche MC2.

Où ces logiciels coincent-ils ?

Quatre zones reviennent dans mes rendez-vous. Aucune n’est propre à un seul logiciel.

1. Les échanges qui restent hors du logiciel

Sous Ximi comme sous Arche MC2, des agences que j’ai rencontrées laissent encore des appels et des échanges hors du logiciel. Une réclamation reçue au téléphone, un signalement, un échange avec une famille : le plus souvent, tout se ressaisit à la main. Multipliez par le nombre d’échanges de la journée. Et quand l’évaluation HAS arrive, on découvre les trous. Le détail est dans le guide sur la traçabilité HAS.

2. Les remplacements d’urgence à 6 h 30

Une intervenante appelle : elle ne pourra pas passer. Il faut trouver une remplaçante, vérifier ses disponibilités, la briefer, prévenir le bénéficiaire, mettre à jour le planning. Sous Ximi, 5 des 13 structures que j’ai rencontrées citent le planning et les remplacements urgents.

Xelya commence à s’y attaquer, avec Plizi pour Ximi. Mais la coordinatrice de garde fait encore souvent tout à la main.

3. Les relances APA et PCH

Le logiciel liste les factures en attente. Mais rapprocher ce que le département a payé de ce qui a été facturé, puis relancer, reste manuel. Tous logiciels confondus, la facturation et les tiers payeurs reviennent chez 5 des 27 structures qui m’ont décrit leurs douleurs. Voir le guide sur les écarts APA et PCH.

4. Les appels qui tombent dans le vide

Le soir, le week-end, ou quand toute l’équipe est en rendez-vous, qui décroche ? Le cahier des charges impose un accueil téléphonique d’au moins 5 jours sur 7 et 7 heures par jour, et une permanence téléphonique pendant les horaires des prestations (points 3.2.2 et 4.1.1). Je n’ai pas encore vu de logiciel SAAD qui prenne ces appels en standard.

Faut-il changer de logiciel ?

Avant de signer ailleurs, posez-vous trois questions.

Combien ça va coûter, en vrai ? Pas seulement l’abonnement. Comptez la reprise des données, la formation de toute l’équipe, la double saisie pendant la bascule, les erreurs à corriger. Et le temps de direction consacré au projet plutôt qu’à l’agence.

Changez-vous parce que l’outil est mauvais, ou parce qu’il lui manque une fonction ? Si c’est une fonction, vous allez revoir toute votre organisation pour réparer un seul trou.

Que pense votre équipe ? Vos coordinatrices ont mis des mois à maîtriser l’outil actuel. Leur demander de tout réapprendre est un vrai risque.

Un indice, tiré de mes rendez-vous. J’ai vu ou entendu des agences quitter un logiciel du groupe Arche MC2 pour Ogust ou Ximi. Je n’ai vu aucun départ de Ximi. Changer n’est pas tabou. Mais ce n’est presque jamais la première chose à faire.

Comment combler ce qui manque sans changer de logiciel ?

Gardez votre logiciel. Ajoutez par-dessus ce qu’il ne fait pas.

Concrètement, un outil extérieur se branche sur l’API de votre logiciel quand l’éditeur l’ouvre. Il lit les données utiles : bénéficiaires, planning, factures. Il fait le travail qui manque, et il écrit le résultat là où votre équipe travaille déjà.

L’ouverture n’est pas la même partout.

Logiciel	Accès pour un outil extérieur
Ximi	API au nom de votre agence, identifiant attribué par Xelya. Payante côté éditeur. En franchise, savoir d’abord qui l’ouvre.
Ogust	API que l’éditeur dit ouverte. Écrire demande des droits en plus.
Apologic (Apoweb) et logiciels voisins du groupe Arche MC2	API commune du groupe, à faire activer structure par structure. Le planning n’y est pas accessible, d’après l’éditeur : on travaille alors sur un export.

Chez LibertadIA, c’est ce qu’on fait. Aujourd’hui : le traçage des mails dans Ximi, et la détection des écarts APA et PCH sous Ogust, sont en service. La réponse aux appels quand personne ne décroche est en démarrage chez une première agence. Les remplacements existent en démo, sur données fictives.

Comment savoir ce qui manque vraiment à votre logiciel ?

Prenez 30 minutes avec une coordinatrice et une responsable de secteur. Trois questions. Des réponses chiffrées.

1. Combien d’heures par semaine partent dans des tâches répétitives ? Celles qui ne servent ni à accompagner, ni à recruter, ni à vendre. Listez-les, tâche par tâche, en heures.
2. Quelles sont les trois tâches qui font arriver vos coordinatrices tôt, ou partir tard ? Ce sont vos vraies douleurs.
3. Que ne fait pas votre logiciel, et que vous compensez à la main ? Tableur, carnet, mémoire d’une personne : notez tout.

Puis lisez vos listes.

Si la majorité des points concerne…	Alors…
Le planning de base ou la facturation de base	Regardez d’abord le paramétrage et la formation. Un changement ne réglera peut-être rien.
La traçabilité, les remplacements, les relances ou les appels	Il vous faut un complément, pas un nouveau logiciel.
Un éditeur qui refuse tout accès, et des promesses jamais tenues	Là, la question du changement se pose vraiment.

Le bon logiciel SAAD, c’est souvent celui que vous avez déjà. Plus ce qui lui manque. Pour la liste des questions à poser à un éditeur avant de signer, voyez les critères à vérifier.

Ce que disent les textes

• Annexe 3‑0 du CASF, cahier des charges des services autonomie à domicile : historique des interventions tenu notamment par télégestion (point 4.1.2) ; accueil téléphonique d’au moins 5 jours sur 7 et 7 heures par jour (point 3.2.2) ; traitement et historique des réclamations (point 5.2.1).
• Article L1111‑8 du Code de la santé publique : quiconque héberge des données de santé recueillies lors d’activités de prévention, de soins ou de suivi social et médico-social, pour le compte d’un tiers, doit être certifié pour un hébergement numérique.
• CNSA, investissement numérique des ESMS : le programme ESMS numérique finance un dossier usager informatisé conforme aux exigences nationales. Le dispositif SONS finance l’installation de versions référencées Ségur par l’Agence du numérique en santé.
• Agence du numérique en santé, solutions référencées Ségur : la liste officielle, filtrable par logiciel.